Mendigitalkan PKS di Puchong: daripada pesanan WhatsApp kepada satu sistem

Di mana PKS di Puchong patut bermula?

Dengan satu aliran kerja yang membazirkan paling banyak masa atau menyebabkan paling banyak kesilapan. Bagi perniagaan perdagangan, F&B dan pembuatan ringan di sekitar Puchong, ia biasanya pengambilan pesanan, kawalan stok atau invois. Baiki satu dengan betul sebelum membeli perisian untuk semuanya.

Corak yang lazim: pelanggan membuat pesanan melalui WhatsApp, seorang staf menyalin pesanan ke dalam hamparan, seseorang menyemak stok dengan berjalan ke stor, dan invois ditaip ke dalam perisian perakaunan pada penghujung hari. Setiap salinan ialah peluang untuk ralat dan menelan satu jam masa seseorang.

Kira semuanya. Berapa banyak pesanan sehari, berapa minit bagi setiap satu, berapa banyak ralat sebulan dan berapa kos setiap satu. Nombor ini menentukan sama ada sistem berbaloi dibina dan memberi anda cara untuk menilainya selepas dilancarkan.

Bagaimana anda memetakan aliran kerja semasa?

Perhatikan ia berlaku, langkah demi langkah, dan catat setiap serahan, salinan dan keputusan. Sertakan kaedah sementara, seperti buku nota di kaunter atau hamparan berkongsi yang hanya difahami seorang. Kaedah sementara itu menunjukkan apa yang mesti dikendalikan oleh sistem baharu.

Tanya staf yang melakukan kerja itu, bukan pengurus sahaja. Mereka tahu pelanggan mana yang sentiasa mengubah pesanan, produk mana yang mempunyai penukaran unit, dan kelulusan mana yang benar-benar berlaku.

Jadikan peta itu senario yang mesti dilepasi oleh sistem: pesanan diterima, stok ditempah, pesanan dibungkus, invois dikeluarkan, dan pelanggan dimaklumkan bahawa ia dalam perjalanan. Senario ini menjadi skop dan ujian penerimaan.

• InputDi mana permintaan masuk: WhatsApp, telefon, pelanggan datang terus, pasar dalam talian atau e-mel.
• RekodApa yang mesti disimpan: pelanggan, produk, stok, pesanan dan invois.
• OutputApa yang mesti dihantar: pengesahan, invois, e-Invois dan laporan.

Patutkah anda membeli perisian atau membinanya?

Beli apabila produk siap pakai sesuai dengan aliran kerja dengan kompromi yang kecil sahaja. Bina, atau kembangkan, apabila aliran kerja anda ialah kelebihan daya saing, apabila anda memerlukan beberapa sistem berfungsi sebagai satu, atau apabila kos langganan bagi bilangan pengguna melebihi kos pembinaan tersuai. Ramai PKS menggabungkan kedua-duanya.

Produk perakaunan, POS dan CRM siap pakai sudah matang dan sering menjadi pilihan yang betul. Jurang biasanya terletak di antara produk-produk itu: memasukkan pesanan WhatsApp ke dalam sistem, menyegerakkan stok merentas beberapa outlet dan pasar dalam talian, atau menghasilkan satu laporan yang benar-benar diperlukan oleh pengurusan.

Kerja tersuai selalunya paling baik digunakan untuk sambungan itu, dengan menggunakan API setiap produk, dan bukan menggantikan semuanya. Minta pembangun menunjukkan bahagian mana yang akan mereka beli dan bahagian mana yang akan mereka bina, serta sebabnya.

Bagaimana e-Invois dan WhatsApp sesuai dalam ini?

Keperluan e-Invois LHDN dilaksanakan secara berperingkat mengikut saiz perniagaan, jadi sistem invois perlu menghantar invois melalui MyInvois, secara langsung atau melalui produk perakaunan. WhatsApp boleh kekal sebagai saluran yang digunakan pelanggan, manakala pesanan mengalir daripadanya ke dalam sistem melalui WhatsApp Business Platform dan bukannya ditaip semula.

Semak garis masa semasa LHDN untuk kategori hasil anda dan sahkan sama ada perisian perakaunan anda sudah mengendalikan penghantaran. Jika invois datang daripada sistem tersuai, ia boleh disambungkan terus kepada API MyInvois.

Perniagaan kecil dan sederhana mungkin layak mendapat geran pendigitalan kerajaan seperti Geran Digital PMKS Madani yang ditadbir melalui BSN; semak kelayakan semasa sebelum merancang berdasarkan geran tersebut. Macoin membina sistem pesanan, stok, CRM dan automasi untuk PKS dari Bandar Puteri, Puchong. Terangkan aliran kerja semasa anda melalui WhatsApp dan kami akan mencadangkan langkah pertama.